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放デイにおける大変な運営課題もこどもプラスのFCならしっかりサポート!

放デイにおける大変な運営課題もこどもプラスのFCならしっかりサポート!

放課後等デイサービスの業務は、その名前から「放課後だけ福祉サービスを提供している」「障がい児の預かりだけをしている」などのイメージを持たれます。そのイメージのまま教室運営を始めると、

・仕事が多すぎて教室が回らない

・過剰な業務負担で職員が離職してしまう

などの問題が起こります。じつは放課後等デイサービスの業務は多岐にわたり、ただ単に療育の提供だけを行っているわけではありません。

適切な時間配分、職員の役割分担を行わなければ、教室は回りません。書類の作成や管理を怠ったままにすると、行政から減算の措置を命じられる可能性があります。忙しさが療育に影響すれば、サービスの質が低下し、子ども達や保護者からの信頼を失うことにも繋がるでしょう。

教室運営の大変さは、子どもを預かる責任の重さからも明らかです。療育中の事故や怪我、不測の事態は極力避けなければなりません。万一のときの対応手順も頭に入れ、状況に応じ素早く適切に対処できる体制をつくります。

こどもプラスでは、これら放課後等デイサービスが抱える困難を解決できるよう、フランチャイズ事業本部が一丸となり加盟者様を支援します。時間配分や役割分担で教室を円滑に回す方法や、不測の事態への対処方法などをお教えします。

本稿ではその詳細や、こどもプラスのフランチャイズ事業に加盟いただくメリットを、次の順番で説明します。

①過去の怪我や事故の事例と、その適切な対処方法

②業務の大変さを軽減するチーム作りやシステム導入

③加盟者様の苦労に寄り添い徹底的に支える、こどもプラス加盟のメリット

これを読むと、放課後等デイサービスの責任の重さや業務の多さを実感するかもしれません。しかしそれをしっかりと支え、加盟者様の事業を後押しするフランチャイズ事業の強みも、同時に実感できます。こどもプラスの運営を支える万全の体制を、心強く感じていただけるでしょう。

1.過去の怪我・事故事例と対処方法

1.過去の怪我・事故事例と対処方法

放課後等デイサービス(以下、放デイ)や児童発達支援は、小さな子どもをお預かりする事業です。怪我や事故はあってはならないことですが、100%防ぐことはできません。適切に対処し、再発防止に努めることが重要です。

この章ではこどもプラスでこれまでに起きた怪我や事故の事例と、対処法をお伝えします。

対処の方法を誤ると、保護者や自治体、地域からの信頼を失うだけでなく、自治体から処分が下され、教室を運営できなくなることがあります。一度教室の安全体制・運営体制に疑念を持たれてしまうと、せっかくの経営努力も水の泡です。

そうならないため、

・放デイでどのような怪我や事故が起こりうるのか

・怪我や事故の場合なにをすべきか

をしっかりと学び、万一の事態に備えてください。

1-1.こどもプラスで起きたトラブル・問題事例

以下が放デイで起こりがちな事故やトラブルです。

・送迎中の事故

・療育中の怪我

・子どもどうしの喧嘩による怪我

・外出イベントでの一時行方不明

・教室からの逃走

・誤飲・誤嚥・異食

・教室や外出先での転倒

こどもプラスでは、教室を安全に運営するノウハウを蓄積し、全国の加盟店と共有しています。それでもやはり事故は起こります。こちらが、これまでに私たちが体験した事例です。

ブロックの誤飲事故

未就学児を対象とする児童発達支援の教室で起きた事故です。小さな子どもの場合、なんでも口に入れてしまう癖が抜けきれていない場合があります。児童発達支援の教室には、細かなものの管理や、小さな子どもへの療育体制の見直しを指示して、具体的な事例とともに研修会を行い、再発防止策を講じました。

鉄棒からの落下事故

運動療育中に子どもの発育状態やその日の健康状態を見誤ると、思わぬ怪我をする事例です。小さな子どもには補助の仕方を変えるなど、より安全な方法を提案して、新人の職員でも、事前に怪我の予防に努められるような研修会を実施しました。

事業所の火事

食洗機の電源を入れたままにしたことで、教室が火事になりました。子ども達に怪我はなかったのですが、教室は一時使えなくなりました。幸い火災保険で修理対応ができ、どうにか運営を再開しました。全教室に対し保険加入と火の元の管理を徹底しました。

水難事故

湖への外出時に起こった事故です。水遊び中に溺れた子どもを助けたFC教室の職員の方が、尊い命を落とす事態となりました。オーナー様を始め現場への影響は計りしれず、私たちFC本部も無念を抱えています。外出先に応じた安全対策の徹底、念には念を入れた外出時の職員配置体制など、さまざまなテーマを私たちに投げかけました。

こどもプラスでは、これらの事例から学び、二度と同じ事故を起こさぬよう、安全対策を徹底しています。たとえ事故に至らなくても「ヒヤリハット」があれば、その内容も共有し、トラブルを未然に防ぐ手立を、本部から提唱し、あらゆる事故や怪我を未然に防ぐための研修会をつねに行ってまいります。

1-2.自治体への報告義務など適切な対処

放デイは、在宅生活における困難を支援する「第二種社会福祉事業」で、都道府県や市町村への届け出と許認可が必要です。事故などの問題が起きた場合、社内だけで処理するわけにはいきません。自治体への報告義務があります。

こどもプラスでは報告を3段階にわけ、自治体と蜜に連絡を取りあい、行政処分や大きなトラブルに発展しないよう、万が一の場合の相談相手として、適切なアドバイスを提供していきます。

①速報

事故が起きたらすぐに自治体へ連絡します。そのさい、2営業日以内にFAXか郵送で「事故報告書」を送ることを伝えます。

②詳細の報告(事故報告書の提出)

事故報告書の提出は放デイに定められた義務です。詳細を書き、FAXまたは郵送で提出します。

③事後報告(通院があった場合など)

怪我などが完治し、療育の継続が行えるようになったことを報告します。

この方式を採るには理由があります。事故の隠蔽や、報告書の未提出があると、自治体から処分が下されるのです。利用者の新規契約の一定期間停止、悪質な場合は許認可指定の取り消しになることもあります。それを防ぐために念入りな対応を行います。

1-3.事故報告書の作成アドバイス

自治体に提出する事故報告書には、事実を正確に記載しなければなりません。書類には指定書式を利用する自治体と、任意でよい自治体があるため、あらかじめ確認をしておきます。はじめて書類を提出する場合は、事故直後の速報時に確認するとよいでしょう。

指定書式の場合、自治体によって細かな部分は異なりますが、おおむね以下の内容を記載します。(※書式をweb上で公開している愛知県を参考にしています)

・法人名や事業所番号、担当者名などの事業所情報

・事故などの対象者名

・日時、場所、事故種別(怪我・感染・法令違反など)、事故の具体的内容

・事故時の対処方法

・治療期間

・治療の概要

・事故後の利用者の状況

・家族への報告・説明内容

・損害賠償などの状況

・再発防止対策

参照:「障害福祉サービス事業者等における事故発生時の報告の取扱い(標準例)」│愛知県  2022年9月7日閲覧

記載の状況によっては、再提出を求められることもあります。一つひとつを正確に、偽りなく書くようにします。

書類の不備は、自治体からの信頼を大きく損ないます。安全性の重視は、子どもを預かる児童福祉事業者にとって最も基本だからです。

事故報告書がきちんと書けない事業所は、安全管理や療育管理もできていないというイメージを持たれます。実地指導も厳しくなり、小さなミスまで根掘り葉掘り指摘されるでしょう。

そうならないよう、こどもプラスでは事故報告書の作成アドバイスを行います。事故が起きたらすぐにフランチャイズ事業本部へご連絡いただければ、書類の作成方法をお教えします。任意書式でよい地域の場合は、弊社から書式を提供いたします。

さらに、

・安全性を向上させる日々の取り組み
・事業所の状況にみあった保険の提案
事故が起きてしまった場合の対処方法

などを、研修やSV(教室を巡回する本部付の管理職員巡)をとおしてお伝えします。また電話やオンラインで本部職員がいつでも相談に乗り、加盟者様をサポートします。

2.放デイで大変な仕事はチームづくり・システム導入で解消!

2.放デイで大変な仕事はチームづくり・システム導入で解消!

放デイは「放課後等」という名前のとおり、主に放課後に障がいのある子ども達をお預かりする施設です。そのため、「業務は療育が中心で、放課後の時間帯のみ」という誤解があります。

しかし教室の運営には、療育以外の仕事がたくさんあります。うまく業務を処理していかないと、

・日々の療育に影響が出る

・仕事の多さで職員が離職する

・提出書類や保管書類の管理が疎かになり、自治体から減算や運営停止の処分を下される

などの問題が起こります。

私たちは、運営を円滑に進めるには「チーム作り」が不可欠だと実感しています。誰か一人に過剰に業務が集中するのは、「チーム作り」がうまくいっていない証拠です。

この章では、こどもプラスが考える「チーム作り」のポイントをお伝えします。また、業務を軽減するシステムもご紹介します。適宜システムに頼ることで、業務量を劇的に削減できることがあります。

2-1.一日の大半は子どもと接する仕事?じつは業務は沢山ある

放デイの仕事は療育を中心に据えますが、子どもと接する時間はそれほど多くありません。療育を提供するまでにやるべきことの方が、圧倒的に多いのです。その業務は多岐にわたります。

<放デイの仕事(療育を除く)>

業務内容

担当責任者

利用希望者の管理や確認 全職員
送迎時間の管理と送迎 全職員
当日利用の準備 全職員
シフトの作成 管理者・児発管中心
研修・ミーティングの実施 管理者・児発管中心
教材・制作物準備 全職員
保護者への配布物作成 全職員
個別支援計画の作成 児発管
療育に関する関係機関との連携 児発管
保護者との面談 児発管中心
利用に関する請求 管理者中心
営業活動 管理者
求人活動 管理者

放デイにはこれだけの仕事があります。もちろん、毎日このすべての業務が生じるわけではないですが、誰かに仕事が偏っている状態ではこなしきれないでしょう。

とくに児童発達支援管理責任者(児発管)は仕事量が多く、それを一人で抱え込みがちです。管理者は教室全体に目を配り、適切な仕事の振り分けを行わなければなりません。各自に役割ができあがれば、その教室は一つのチームとして機能します。

なお、児発管の仕事は『児童発達支援管理責任者を採用する重要性と離職を防ぐ支援体制』で説明していますので、ご覧ください。

2-2.意外と多い事務作業を効率化する方法

事務作業を効率化するには2つのポイントがあります。

・チーム作りによる時間配分や役割分担

・運営を円滑化する便利なシステムの導入

お金をかけずに今すぐ取り組めるのが前者です。チーム作りは管理者が取り組むべき最優先課題の一つで、これを行うことで管理者自身の負担も軽減されます。

管理者は時間の有効な使い方を考え、勤務シフトと照らしあわせながら、各職員に仕事を割り振ります。職員が責任を持って仕事に取り組むことで、使命感ややりがいが生まれます。

その働きぶりを正当に評価することも忘れてはなりませんので、評価の方法をしっかりとお伝えし、離職を防ぐことに役立てていただきます。

時間配分と役割分担は、以下の点に重点を置きます。

時間配分

時間配分は平常時と長期休暇期間とでわけて考えます。

平常時は午前中を有効に使えます。子ども達がいないため、事務作業や療育準備に集中できます。まだ疲れを感じにくい時間帯でもあるため、書類のミスも起こりにくいです。

長期休暇中は子ども達が朝から教室に来ます。そのため、時間配分は平常時以上に重要です。療育以外の仕事も十分にこなせるよう、タイムテーブルを慎重に作りましょう。平常時と同様に考えていると、業務が正常に回らなくなります。

役割分担

管理者が職員一人ひとりの個性を理解し、適切な仕事を任せるようにします。

たとえばパソコン作業が苦手な職員には、簡単な入力で済む作業や、管理者の補助に回ってもらいます。逆にパソコン作業が得意な職員には、保護者あてのお便りや制作物を準備してもらうとよいでしょう。それぞれが得意を活かし、職員間で苦手を補いあう仕組みができあがれば、業務効率が上がります。

こどもプラスでは、繁忙期の運営をサポートします。業務を効率化する書類・療育に欠かせない書類の書式一式を提供するほか、SV(巡回専門員)が作成書類のチェックを漏れなく行います。

2-3.業務の負担を削減できるシステムの紹介

業務負担の軽減には、システムの導入も良い方法です。飛躍的に業務を短縮させられるソフトもあるため、教室の規模や予算を鑑み導入を検討するとよいでしょう。

ここではLITALICOとHUGのシステムをご紹介します。

LITALICOの請求支援ソフト

国保連への請求業務の負担を、大幅に軽減するソフトです。このソフトでできることは以下のとおりです。

・療育のスケジュール管理

・支援経過管理

・指導記録

・上限額管理

・保護者への請求管理

・国保連への請求管理

・自治体の助成管理

・返戻、過誤、月遅れ請求などの管理

療育スケジュールと国保連への請求が連動しているため、日々のスケジュール管理を行えば、自動で請求情報も蓄積されます。

こどもプラス同様、放デイ・児童発達支援を運営する会社が独自開発しているため、現場の声が反映されているのが特徴です。

詳しくは以下公式サイトをご覧ください。

参照:『放デイ・児発専門の請求ソフト』│LITALICO発達ナビ  2022年9月8日閲覧

HUG

こちらも放デイの運営会社が独自開発したソフトです。請求業務だけでなく、「すべての業務」を支えることを目標に開発されています。このソフトでできることは以下のとおりです。

・個別支援計画の作成と記録

・人員配置と配置基準のチェック

・児童の電子カルテ

・児童の認知機能把握

・サービス提供記録

・施設申し込み

・活動記録

・入退室管理

・保護者様専用ページ作成

・出席表

・加算要件のチェック

・送迎スケジュール・管理

・業務日報

・サービス提供実績管理

・国保連への請求管理

・売上状況の分析・確認

・減算対象のチェック

・実費請求管理

・処遇改善加算金額の確認

放デイの運営に必要な大抵のものは揃っているため、初めて運営する場合に大きな力になるでしょう。

詳しくは以下公式サイトをご覧ください。

参照:『放課後等デイサービス専用ソフト/児童発達支援向け施設運営システム』│HUG   2022年9月8日閲覧

こどもプラスではどのシステムをどう使うか、教室の状況に応じてご案内します。このほかにもいくつかのシステムがあります。加盟時にご相談ください。

3.こどもプラスのフランチャイズに加盟するメリット・ベスト3

3.こどもプラスのフランチャイズに加盟するメリット・ベスト3

教室を運営していれば、少なからず困難と出会います。そんなときにそれを乗り越える力を得られるのは、フランチャイズ事業加盟のメリットです。

こどもプラスではSV(巡回専門員)とフランチャイズ事業本部が一体となり、加盟者様を支援します。SV巡回時だけでなく、不安に思ったときにすぐに電話やオンラインで相談できます。

この章では、こどもプラスに加盟する3つの大きなメリットを、過去の記事も参照いただきながらご紹介します。困難の克服だけでなく、

・自分で開業するのとなにが違うのか

・ほかのフランチャイズ事業と比べ、どこが優れているのか

を明確にしていただけます。

3-1.こどもプラスのブランド及び集客ノウハウ

こどもプラスに加盟いただくメリットの代表格は、

・高いブランド力と豊富なコンテンツ

・蓄積されたノウハウの提供

です。運動療育を中心に培ったブランド力と、200教室近いフランチャイズ加盟店の支援により蓄積したノウハウが、加盟者様を成功に導きます。

こどもプラスのブランド力と豊富なコンテンツ

こどもプラスは運動療育の先駆けです。「運動療育=こどもプラス」と認知されるほど、その高い効果は注目を集め広まりました。

こどもプラスが導入する「柳沢運動プログラム」は脳科学で効果が実証されています。これまで各地の教育委員会や学校機関、ベネッセやポピーなどの名だたる企業で採用されています。

効果の詳細や導入実績は『注目される運動療育!療育の軸としての柳沢プログラム』でご紹介していますので、ご覧ください。

現在、こどもプラスは運動療育を軸に据えた「総合型の放デイ」に進化しました。これはグループ会社内に教材開発部門があり、保護者様からのご要望や時代の変化を見据えた教材を作れるためです。あらゆる療育が実現可能で、

中高生向けの就労支援・自立支援に特化した療育

・プログラミングやドローン、現代アートなど個性を伸ばす療育

などは、こどもプラスの大きな特徴です。プログラミングやドローンなどは一般の小学生を対象とした実費事業にも導入できるため、収益拡大の可能性を広げます。

蓄積されたノウハウの提供

収益を上げるには、

・加算の適切な取得

・多店舗展開

・実費事業の導入

など、教室の状況に応じたさまざまな方法があります。各教室の状況をSVが的確に見極め、必要な支援を行います。

新規契約者の効率的な獲得方法や、利用者一人ひとりの利用日数を増やす方法は『売り上げを伸ばすことができる放課後等デイサービスの運営方法』で説明しています。

また多店舗展開は『事業拡大も後押し!放課後等デイサービス多店舗展開のノウハウ』で詳述していますので、ご覧ください。

3-2.本部職員による模擬監査で行政処分のリスクを回避

こどもプラスでは、専任のSV(巡回専門員)が中心となり、各加盟店を支えています。SVは全員教室運営を経験した「運営や療育のプロ」であると同時に、自治体職員に比肩する知識を持つ「児童福祉のエキスパート」でもあります。

とくに巡回時の書類や運営状況の確認に大きな力を発揮します。

<SVによる教室巡回時の確認事項>

・個別支援計画の作成・保管

・シフトの適切な作成

・欠席時対応加算(30分以内の利用者の対応を重点確認)

・児童活動日誌

・送迎表

・虐待防止委員会の開催

どんなに注意して書類を作成しても、ミスはつきものです。なにか一つでも不備があれば、実地指導で指摘され減算になる恐れがあります。日ごろからSVがこれらの書類を確認することで、「模擬監査」ができます。

詳しくは『放課後等デイサービス開所後のサポート内容』で説明していますので、ご覧ください。

3-3.最新の情報を得ることで売り上げを最大化

厚生労働省や行政機関からの最新の情報に精通しているのも、こどもプラスの強みです。情報のキャッチと変化への対応は、フラチャイズ事業本部の腕の見せ所と言えます。

また、こどもプラスは都道府県ごとに異なる事例にも対応できます。人員や設備、運営基準などは各都道府県の判断に委ねられているため、知らずに開所準備を進めると、許認可が下りないことがあります。全国展開するこどもプラスならば、教室所在地ごとのアドバイスが行えます。

詳しくは『放課後等デイサービスのフランチャイズ加盟のメリット&デメリット』をご覧ください。

また最新の情報により売上を伸ばした事例は、『なぜ今福祉事業が儲かるのか?コロナ禍でも利用者が離れず増収できる理由』でご紹介しています。コロナ禍で収益を伸ばす秘訣など、最新の情報を得る重要性を理解していただけます。

さいごに

放デイは子ども達への療育を中心に、

・療育を円滑に推進するための業務

・教室運営業務

・保護者対応

・関係機関との連携

など教室内外にさまざまな業務を抱えています。それを効率的にこなすには、2つのポイントがあります。

・「チーム作り」を意識し、時間配分や各職員の役割分担を行う

・業務負担を削減するシステムを適宜導入する

とくに「チーム作り」は管理者が今すぐに取り組める課題です。各自に責任を分担し、それを正当に評価することで、運営への困難が緩和されます。

放デイの運営の難しさは、その責任の重さからも感じられます。とくに事故やトラブルは、子ども達を預かる施設である以上、極力避けなければなりません。万一事故が起きたときは、自治体への報告を必ず行います。事故報告書の作成は放デイ運営者の義務です。

こどもプラスでも、これまでいくつかの事故を経験しています。そこから得た教訓を加盟店全体と共有し、より安全で安心な教室を目指し、日々努力しています。

これらの運営上の困難は、フランチャイズ事業の利点を活かしながら解決します。豊富な経験と蓄積されたノウハウが大きな力になるのです。

こどもプラスのフランチャイズ事業は、とくに次の点で力を発揮します。

・ブランド力

・集客ノウハウの提供

・SV(巡回専門員)による監査

・最新情報の提供

開所直後から集客が期待でき、収益を高めるアドバイスをSVからもらえることは、大きなメリットと言えるでしょう。また厚生労働省や行政の動向もすぐにお知らせするため、変化に対応しながら運営ができます。

スムーズに開業を進めたい方や、運営上の困難を抱えている方、安全で安心な放デイを作り上げたい方は、ぜひこどもプラスに「問い合わせページ」までご相談ください。

放課後等デイサービス事業を始めてみませんか?
まずはお気軽にお問い合わせください。

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