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意外と大変!放課後等デイサービスの開所準備・集客の取り組みを徹底解説

放課後等デイサービス事業に興味を持つ人は多くいますが、開所準備を進めていく上でつまずく事業所は少なくありません。とくに困難に感じやすい点は、以下の3つに大別されます。

①許認可を取得できる物件の確保

②許認可を取得するための書類の準備と作成

③集客に向けた取り組み

①は『放課後等デイサービスで許認可の取得は難しい?物件の選び方や申請方法』で解説しているので、ぜひご覧ください。

放課後等デイサービスの開所には都道府県や市区町村など指定権者からの許認可が必要です。テナントや必要書類の要件を満たさなければ、事業をスタートできません。これを知らずに手弁当で開所準備を始めてしまうと、思っていたよりも手間がかかり苦労するため、物件選びは慎重に行わなければなりません。

この記事では②③について取りあげます。開所や運営に必要な書類と、集客に向けた営業手法について、放課後等デイサービスのフランチャイズ事業を手掛ける『こどもプラス』の実績をもとに説明します。

こどもプラスでは、放課後等デイサービスの許認可に必要な書式一式を提供するだけでなく、書き方のサポートも行っています。書類には正確さが求められ、種類も多く複雑ですが、こどもプラスは190もの加盟店を支援した経験と実績で、スムーズな許認可取得を実現させます。

また、私たちは集客に向けた支援でも強みを発揮してきました。放課後等デイサービス事業に参入後、一年間で自社事業を年商2億円規模にまで成長させた実績を持っています。そのスキルと蓄積されたノウハウを提供し、フランチャイズ加盟者様をサポートします。

開所前に行う集客に関する支援内容は以下のとおりです。

  • 同業他社との付きあい方や、教育機関との関係構築へのポイントをアドバイス
  • 集客ツールを提供し、営業のノウハウを伝授
  • SV(スーパーヴァイザー。本部付の役職で、加盟店を巡回しながら支援や監督を行う「巡回専門員」)が体験会で指導や保護者説明を見本として実演

これから放課後等デイサービスの事業に参入をしたいとお考えの経営者様や、開所や集客で思い通りにいかず困っている事業所様に向けて、こどもプラスがサポートしている教室の開所準備や集客の取り組みを網羅的に解説していきます。

1.放デイ開所に必要な書類のひな形をすべて提供します

放デイ開所に必要な書類のひな形をすべて提供します

放課後等デイサービス(以下、放デイ)を開設するには、指定権者からの許認可が必要です。開設する施設が、子ども達に安全で効果的な療育を提供できるかを厳しくチェックするためです。許認可を取得するためには何種類もの書類を作成し、自治体の担当部署へ提出しなければなりません。正確で漏れのない記入が求められ、少しでもミスがあれば許認可を取得できません。

自分たちで開所作業を行う場合は、行政書士に一連の書類作成を依頼するのが一般的です。しかし放デイの許認可への知識を有した事務所を探すのは意外と大変です。知識の浅い行政書士で書類に不備があれば、開所が遅れます。行政書士への依頼には40万円〜60万円ほどの費用がかかるため、予算に見あわないこともあります。

フランチャイズへの加盟はこの点で力を発揮します。こどもプラスでは必要書類のひな形一式を無償で提供し、あなた専属の担当者がサポートします。特別な知識が必要な書類には提携の行政書士を手配しますのでご安心ください。さらに、自治体へヒアリングした情報をもとにタスクシートを作成し、加盟者様にお渡しします。書類を出すべき場所と時期が正確にわかります。これで許認可取得の作業に手間取ることはありません。

以下で詳しく解説します。

1-1.許認可申請で必要な書式一式を提供

放デイの許認可申請に必要な書類は、次のように大別されます。

  • テナントに関するもの
  • 設備・備品に関するもの
  • 運営者や職員の経歴に関するもの
  • 雇用や勤務体系に関するもの
  • 利用者からの苦情に関するもの
  • 児童福祉法に関する誓約書

一例として、札幌市が放デイの申請者に提示している添付様式一覧をご覧ください(任意で札幌市の例を挙げています。札幌市を指定した理由はとくにありません)。

自治体は「子ども達にとって効果的な療育を提供するために、安全なテナントや設備、経験のある人員が用意できるか」を、参入事業者に問いたいのです。これらを満たさなければ、子ども達に療育を提供できません。許認可を取得できる体制を整えることは、放デイを運営するための最低条件です。

しかし提出書類は種類が多く、すべてを正確に取り揃え作成するのは骨が折れます。こどもプラスでは申請に必要な書式一式を提供し、書き方をサポートします。

  • 許認可取得のための指定申請書
  • 防火対象物の使用開始届(消防署へ提出)

とくに上記の書類は作成が難しく、許認可取得に遅れが生じる可能性があるので、提出前には提携行政書士が漏れなく書類をチェックします。

1-2.許認可を取得するために書類の書き方のサポートも行います

自治体への許認可申請を行う書類は、正確さが大切です。どの書類がなんの手続きに必要なのかを見極め、要件を漏らさずに記入しなければなりません。

こどもプラスでは書式一式を提供した上で、書き方のサポートを行います。弊社のサポートに基づき必要事項を埋めていけば、確実に許認可が取得できる書類を作成できます。これまで190もの加盟店を支援してきた中で、許認可が取得できなかったことは一度もありません。安心してお任せください。

1-3.開所までに「どのタイミングでなにをすべきか」を記したタスクシートの提供

放デイの必要書類は多岐におよぶため、提出すべき場所や時期がわからなくなることがあります。せっかく必要な書類を取り揃え正確に記入できても、提出先や時期を間違えれば受け付けてもらえません。

こどもプラスでは開所準備が一目で管理できる「タスクシート」を加盟社様にお渡ししています。行うべきタスクが「役所関係」「法人設立」「資金調達」など大きな項目ごとにまとめられ、それぞれの着手時期・終了予定時期と提出すべき書類が記載されています。スケジュール管理はもちろんですが、複雑な作業に対して「頭の整理」ができることが一番の利点です。

あなた専属の担当者が、準備タスクの漏れがないよう細心の注意を払っています。さらに着手時期、終了予定時期の前にはリマインドコールをします。書類の提出をはじめ開所準備のさまざまな場面で、加盟社様の大きな助けとなります。

<タスクシートのイメージ>

添付画像

2.日々の業務を円滑にし、集客にも役立つ書式の提供

日々の業務を円滑にし、集客にも役立つ書式の提供

放デイには許認可に必要な書類以外にも、さまざまな書類が必要です。大きく分類すると以下のとおりです。

  • 行政機関に定期的に提出すべき必須書類
  • 日々の業務を行うための必須書類
  • 日々の業務を円滑にするための書類
  • 保護者の不安を解消するための療育に関する書類

こどもプラスでは、これらすべての書式を加盟社様に提供しています。

行政機関に提出すべき書類や、日々の業務に必須の書類は、正確な作成・管理をしなければ、実地指導が入ったときに不備を指摘され、給付費の返還を請求される恐れがあります。こどもプラスの書式を使用すれば、簡単に正確な書類を作成できます。さらにフランチャイズ事業本部が派遣するSV(巡回専門員)が加盟店を巡回し、適切な管理が行われているか監督します。

また、業務を円滑にするための書式、保護者の不安を解消する書式も提供できることは、弊社の大きな強みです。職員に気持ちよく働いてもらい、保護者の信頼を得られる教室づくりの基盤となります。以下で詳細を説明します。

2-1.実地指導対策と業務を円滑にする書式

放デイ事業は、開所時だけでなく開所後も行政からの定期的な監査を受けます。国保連からの給付費による収益を上げている以上、運営体制は開所時同様に健全なものでなければならないからです。こどもプラスでは日々の運営で必須の書式一式を加盟者様に提供し、行政による実地指導に備えます。

さらに「あることで日々の業務が円滑になる書式」もお渡しします。こちらは従業員にとって大きなメリットがあります。

以下で詳細を説明します。

実地指導対策に向けた必須書式

放デイには行政による定期的な実地指導が入ります。その際に必要な書類が揃っていないと、不正な営業とみなされ給付費の返還請求がなされます。

  • 各利用者と交わした「重要事項説明書」や「利用契約書」がきちんと保管されているか
  • 児童一人ひとりに対し「個別支援計画」が策定され書類が保管されているか

など、細かくチェックされます。これらの書類は、放デイを運営する会社の義務として取り揃え、適切な管理を行わなければなりません。

こどもプラスでは以下の書式を提供します。

  • 個別支援計画書
  • モニタリング
  • アセスメントシート
  • 虐待防止マニュアル
  • 災害マニュアル
  • 感染防止マニュアル
  • ヒヤリハット
  • 事故報告書
  • 緊急事対応マニュアル
  • 事故対応マニュアル など

書類の管理に関しては、SV(巡回専門員)が定期的に教室を巡回する際に確認し、必要があれば改善指導を行います。

円滑に業務を行うために必要な書式

職員が日々の業務に取り組みやすくするための書類として、こどもプラスでは以下を提供します。

  • 議事録
  • 運動評価シート
  • 療育時に使用するフラッシュカード

運動評価シートのイメージとして、こちらをご覧ください。

 

運動評価シート

 

これらがあれば、教室の運営方針や療育の方向性をはっきりと提示でき、仕事が行いやすくなるだけでなく、会社に対しての安心感や信頼が生まれます。

とくに運動評価シートは、運動をとおして育つ力や、家で遊ぶ場合のポイントが記されています。保護者へのアドバイスにも使え、コミュニケーションの機会をつくり出します。

これら一連の書式を利用することで、日々の業務をスムーズに進めていただけます。

2-2.保護者が安心でき、売り上げも向上し、さらに職員の業務負担を削減する書式の必要性

こどもプラスが数あるフランチャイズの中で特出できるのは、保護者の安心や新たな集客に繋がる書式(ツール)まで用意できるからです。

その一つは上記の「運動評価シート」です。保護者は療育内容や効果に強い興味と期待を持っています。運動評価シートは「運動遊び」の内容と効果を端的に伝える役目を果たします。職員の負担軽減だけでなく、保護者の安心にも繋がるツールです。

さらに『保護者の信頼を得られる放課後等デイサービス』でご紹介した、弊社が毎月発行する小冊子「柳沢プログラム」も、保護者の安心感を高めます。

専門家による毎月のコラムや、月ごとに変わる運動遊びのアレンジは、教室の専門性を強く訴求し、療育内容に対する安心と信頼を生みます。保護者の安心感は、利用日の増加や口コミによる新たな集客に繋がるため、日々の売上も向上します。

2-3.各書式を使用しないことで業務負担増加や保護者に不信感を与えてしまうリスク

「運動評価シート」などの書式を利用することは、従業員にも保護者にも大きなメリットがあります。これらを使用せずに自分たちで作成する場合、大変な時間と手間がかかります。業務への負担が増加し、離職者を生みかねません。満足な療育を提供できなければ、保護者からの信頼を得られません。

保護者に向け情報を開示することは、意図しないトラブルやクレームを防ぐ効果もあります。放デイの子ども達の中には、教室での療育内容をうまく親に伝えられない子もいます。言葉が足りないことで、思わぬ誤解やクレームが生まれることもあります。療育内容がわかるツールを持つことは、保身にも繋がるのです。

3.集客をするための取り組みをすべて紹介!

集客をするための取り組みをすべて紹介!

こどもプラスではフランチャイズ加盟直後から、集客へ向けた計画を策定します。開所までになるべく多くの営業活動を行い、極力定員に近い利用者が見込める状態でオープンを目指すためです。

以下が営業活動の事例です。

  • 自治体や学校、保育所と連携し、保育所等訪問支援事業を開始します
  • ほかの児童福祉事業所との関係を構築します
  • パンフレットやチラシ、動画、本などを配布します
  • 体験会を開き、SV(巡回専門員)が実際に指導にあたります

一つひとつ説明します。

3-1.自治体・学校に対する営業方法のレクチャー、周辺事業所(ライバル)に対するリサーチや関係作りのポイントについて

効果的な集客のためには、チラシ配布や体験会の実施など直接利用者に訴えかける手段だけでなく、教育機関や周辺の同業他社からの紹介や移行も視野に入れて動きます。最初はさまざまな形で手を打たないと、思うように利用者が集まらないためです。

保育所等訪問支援事業の開始

『売り上げを伸ばすことができる放課後等デイサービスの運営方法』』でご紹介した保育所等訪問支援事業は、放デイの体制そのままで運営できる、別の社会福祉事業です。障がいのある子が普段過ごす保育園や学校施設などを訪問し、集団生活への適応支援などを行います。

この事業を放デイの開所準備と共に行うことで、保育園や教育機関との繋がりを構築できます。実際に支援を行い、利用者や職員に「この人がいる放デイならば預けたい(紹介したい)」と思ってもらえれば、何よりも強力な集客手段となります。

活動は継続的に行い、より連携を深め、利用者のさらなる確保に繋げます。

同業他社との関係づくり

こどもプラスでは周辺で営業する同業他社の経営状況を徹底リサーチし、加盟者様へ提供しています。しかしほかの事業所が敵かと言えば、そうではありません。むしろ協力しあう関係を構築すべきです。

未就学児を対象とした児童発達支援のみを運営する事業所からは、小学校へ上がった生徒を紹介してもらえます。小学校から中学校へ上がるときも同じです。就労支援や自立支援など中高生向けの療育を提供していない事業所からの移行が見込めます。さらに近隣に閉所する教室があれば、その利用者を獲得できる可能性があります。

周辺事業者とどのように付きあえば良い関係を築けるか、豊富な事例をもとに提案します。

3-2.パンフレットやチラシ、動画、本などの集客に必要な資料をすべてお渡しします

教室のプログラムを紹介し理解してもらうためのパンフレットやチラシは、オープンの2ヶ月前には送付します。下記のとおり各種作成しており、提供するサービス内容にあわせてお渡しします。

<一般配布用のチラシ・パンフレット>

  • 放デイの概要と教室の紹介
  • 児童発達支援の概要と教室の紹介
  • 放デイの利用手続きの仕方
  • 運動療育(柳澤運動プログラム)
  • ビジョントレーニング
  • ことばのトレーニング
  • プログラミング
  • 就労支援・自立支援
  • VRを活用したSSTや職業体験

<体験会・見学会・イベント用>

  • 各教室別の実施要項
  • VRを活用したSST、職業体験、ドローンの紹介
  • ロボットプログラミングの紹介 など

配布すべき場所と時期もフランチャイズ事業本部からご提案します。

さらにこどもプラス独自の特色となるのが、代表・柳澤弘樹の著書です。柳澤は脳科学博士として、20冊ほどの本を執筆しています。加盟者様にはとくに集客に効果がある4種類の書籍を各5冊ずつお配りします。専門性を強く訴求するツールとして教室に配置することや、療育効果に興味を持つ方への営業にお使いいただけます。チラシと一緒に配れば、より高い営業効果を期待できます。

3-3.SV(巡回専門員)がオープン前の体験会では実際に指導します

開所前には積極的に体験会を開き、運動療育の魅力を子ども達に体感してもらい、新規利用者の獲得に繋げます。その際にはフランチャイズ事業本部から担当SVが駆けつけ、お手伝いをします。

SV(巡回専門員)はこれまで数多くの加盟店を成功に導いてきた、療育と営業のプロです。運動療育の実演はもちろん、保護者説明も担当します。

オープン前の体験会では、オーナー様をはじめ職員の皆様もまだまだ不慣れなことが多く、プログラム内容や療育効果について知識が浅い場合もあります。SVが現場に立ち見本を示すことで、職員にとっては療育や保護者対応の勉強になります。

弊社SVの紹介はこちら

子ども達にとっては運動遊びの楽しさを知る良い機会となり、これまでも6名が参加した体験会で、4名がその場で契約したことがあります。

運動療育は一度体験すれば魅力が伝わるコンテンツです。的確な指導と保護者への説明ができれば、その場で契約に至る事例は珍しいことではありません。

さいごに

笑顔の男性スタッフ

放デイの開所までの手続きは、自分たちで行うには困難がつきまといます。とくに許認可を得るための書類の準備は複雑なため、経験豊富なフランチャイズへの加盟が、時間と手間を省き正確に許認可を得るための近道です。

こどもプラスではそのための書式を無償提供し、書き方のサポートを行います。さらに開所前に行うべきことを一覧にしたタスクシートをお渡しし、いつどこにどの書類を出すべきかを明確にします。着手時期、終了予定時期の前にはリマインドコールもしますので、書類を出し忘れることがありません。最短の時間でスムーズに許認可申請を取得することができます。

放デイは許認可申請時以外にも、日ごろから書類の正確な記入と提出・保管が義務付けられています。

こどもプラスでは運営に必要な書式をすべて無償で提供します。提供する書式の種類は以下のとおりです。

  • 許認可や日々の業務に必須の書式
  • 日々の業務を円滑にする書式
  • 保護者を安心させ、集客にも繋がる書式

こどもプラスが用意した書式を使用することで、行政への対応はもちろん、日々の業務が円滑になり、保護者からの信頼を得られるようになります。
さらに、集客についても開所前の早い段階から支援します。支援内容は以下のとおりです。

  • 保育園や教育機関と連携し、関係を構築することによる集客
  • チラシやパンフレットを使った集客
  • SVが全面支援する体験会を開催することでの集客

これらを並行して行うことで、開所時までに定員に近い利用者を確保し、順調に営業を開始できます。

このように、私たちはフランチャイズ事業本部の蓄積されたノウハウを惜しみなく提供し、加盟者様をバックアップします。加盟金をいただく分、開所前からたくさんの支援ができるよう、専属の担当者が二人三脚で伴走いたします。複雑な手続きも私たちにお任せいただければ安心です。

より詳しい支援内容は個別にご説明いたします。放デイへの参入を考えている方、フランチャイズに興味がある方はぜひ一度「問い合わせページ」より、お問い合わせください。

個別説明会でご相談ください!

当社では加盟をご検討くださっている方を対象に、個別の事業説明会を実施しております。
お一人様ずつご予約制にて対応させていただきますので、疑問点、ご不安な点について、お気軽にご相談ください。

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