放課後等デイサービスの運営において、多くのオーナー様が緊張するのが行政による「放デイ実地指導」ではないでしょうか。
日々の運営に追われる中で、「うちの事業所は大丈夫だろうか」「もし不正を指摘されたらどうしよう」と不安に思うお気持ち、とてもよく分かります。
しかし、放デイ実地指導は、決して事業所を罰するためのものではありません。
適切な準備と日頃からの誠実な運営、そしてそれを支える盤石な管理体制があれば、何も恐れることはないのです。
この記事では、実地指導のリアルな実態と、こどもプラスが提供する鉄壁のサポート体制について、詳しく解説していきます。
実地指導でよくある不正への指摘の内容と問題点
放デイ実地指導は、事業所の運営が法令通りに行われているかを確認する健康診断のようなものであり、指摘事項の多くは日々の記録や管理の甘さに起因します。
「実地指導」と聞くと、なんだか警察の捜査のように感じて、身構えてしまう方もいるかもしれませんね。
でも、その本質は「事業所がルール（法令）を守って、こどもたちのために適切なサービスを提供できているか」を一緒に確認し、もし間違っている部分があれば改善を促すためのものです。
しかし、その「健康診断」で、残念ながら多くの「要改善」ポイントが見つかるのも事実です。特に指摘が多いのは、日々の運営に直結する記録や請求に関する部分です。
「知らなかった」では済まされない！よくある指摘事項
実地指導で指摘される内容は多岐にわたりますが、特に問題となりやすいのは以下の3つのカテゴリーです。
これらは意図的な不正だけでなく、「うっかり」や「知らなかった」が原因で発生することも少なくありません。
| カテゴリー | よくある指摘内容の例 | なぜ問題なのか？（潜むリスク） |
|---|---|---|
| 1. 報酬請求関連 | ・サービス提供実績記録票への保護者サインの貰い忘れ、日付の間違い ・個別支援計画にないサービスで加算を算定 ・延長支援の時間が曖昧で記録と実態が不一致 |
報酬の返還（返金）リスク 過去に遡って返還を求められる過誤調整。事業所の経営に直接的な大ダメージを与える。 |
| 2. 人員配置関連 | ・常勤職員の勤務時間が不足 ・退職職員が名簿に残存 ・児童発達支援管理責任者の不在時間存在 |
サービス質低下、減算リスク 適切な支援不可能。人員基準違反は減算対象。悪質時は指定取り消しも。 |
| 3. 運営基準関連 | ・個別支援計画の作成やモニタリング期限超過 ・非常災害計画が具体性不足、訓練未実施 ・職員や実習生の秘密保持誓約書未取得 |
こどもの安全と権利の侵害 計画なき支援は成長機会を奪う。災害対応不備は生命危険。個人情報漏洩は信頼破壊。 |
なぜ、このような問題が起きてしまうのか？
これらの指摘事項の根底には、いくつかの共通した組織的な問題があります。
日々の記録業務の軽視
「支援が第一で、書類仕事は後回し」という雰囲気はありませんか。支援と記録は一体であり、適切な記録なくして適切な支援は証明できません。この意識の欠如が、実績記録票の不備や計画書の遅延につながります。
制度理解の不足とアップデートの遅れ
放課後等デイサービスに関連する制度や報酬体系は、頻繁に改正されます。「昔はこれで良かった」という知識のまま運営していると、知らず知らずのうちに法令違反を犯してしまう可能性があります。
管理者の監督不行き届き
管理者が現場の状況や書類の管理状態を正確に把握できていないと、問題が起きても誰も気づかず、放置されてしまいます。
結果として、実地指導で初めて多くの不備が発覚するという事態に陥ります。
これらの問題は、一つひとつは小さな綻びに見えるかもしれません。しかし、放置すれば事業所の信頼を失墜させ、経営を揺るがす大きな問題へと発展していくのです。
放デイの実地指導で指摘される不正や不備は、日々の運営体制そのものの現れです。
次では、この「健康診断」を無事に乗り切るために、日頃からどのような準備をすべきかを考えていきます。
実地指導を乗り切るための準備と業界の取り組み
放デイ実地指導は一夜漬けで乗り切れるものではなく、日々の誠実な業務の積み重ねと、体系的な準備こそが王道です。
実地指導の通知が届いてから、慌てて書類を探し回ったり、過去の記録を必死で思い出したり…。
そんな経験談を聞いたことがあるかもしれません。
しかし、そのような場当たり的な対応では、必ずどこかにボロが出てしまいます。
実地指導を乗り切る秘訣は、特別なことではありません。
日々の業務をルール通りに、丁寧に行うこと。そして、いつでも見せられるように整理しておくこと。ただ、それだけなのです。
「いつ来ても大丈夫！」と言えるための日常的な準備
では、具体的にどのような準備をしておけば良いのでしょうか。
多くの優良な事業所が実践している、基本的な取り組みをご紹介します。
1. 書類のファイリングと整理整頓の徹底
これは基本中の基本です。実地指導では、非常に多くの書類の提示を求められます。
- 利用者ごとのファイル：契約書、重要事項説明書、個別支援計画、アセスメントシート、モニタリング報告書、サービス提供実績記録票の控えなどを一元管理。
- 職員ごとのファイル：雇用契約書、資格者証のコピー、研修受講記録、秘密保持誓約書などをまとめて管理。
- 運営規定ファイル：運営規程、非常災害対策計画、苦情解決規程など、事業所のルールブックを整理。
- 会計・請求ファイル：請求の根拠となる書類や、国保連からの支払決定通知書などを整理。
これらの書類を、誰が見ても分かるようにインデックスを付け、時系列で整理しておくことが重要です。整理されたファイルは、それだけで「しっかり管理されている事業所」という印象を与えます。
2. 定期的な自己点検の習慣化
多くの自治体では、事業所向けの「自己点検シート」をウェブサイトで公開しています。このシートは、実地指導でチェックされる項目が網羅された、いわば「模擬試験の問題用紙」のようなものです。
- 月に一度、自己点検の日を決める。
- 管理者だけでなく、複数の職員でダブルチェックする。
- 不備が見つかった場合は、その原因を分析し、改善策を記録する。
これを習慣化することで、問題を早期に発見し、改善することができます。実地指導の直前になって慌てることがなくなります。
3. 職員全員での情報共有と意識統一
実地指導は、管理者一人で受けるものではありません。職員へのヒアリングが行われることもあります。
- 「なぜこの記録が必要なのか」
- 「個別支援計画の目標は何なのか」
- 「災害時の避難経路はどうなっているか」
こうした質問に、どの職員もよどみなく答えられる状態が理想です。
そのためには、日頃からミーティングなどで情報共有を行い、「何のために、何をするのか」という目的意識を全員で統一しておく必要があります。
これらの取り組みは、どれも地道なものですが、事業所の足腰を強くし、サービスの質を高める上で不可欠です。
しかし、これらの一般的な対策だけでは、複雑な法令の解釈や、見落としがちな細かい規定への対応に限界があるのも事実です。
次では、こうした不安を解消し、盤石の体制で放デイ実地指導に臨むための、こどもプラスならではの具体的なサポート体制をご紹介します。
こどもプラスの管理体制による不正への防止策
放デイ実地指導への最終的な備えは、個人の努力だけに頼るのではなく、不正やミスを組織的に防ぎ、オーナー様を守る「仕組み」を構築することです。
ここまで、実地指導の指摘事項や、一般的な準備方法について見てきました。
しかし、FC加盟を検討されている方の中には、「書類仕事は本当に苦手で…」「法律の解釈に自信がない」「もし指摘を受けて、頭が真っ白になったらどうしよう」といった、より具体的な不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
その不安、こどもプラスがすべて受け止めます。私たちは、オーナー様が安心して療育に集中できるよう、不正や不備を「起こさせない」ための、多層的な管理体制を構築しています。
不安を安心に変える、こどもプラスの「お守り」体制
こどもプラスは、オーナー様を一人にはさせません。本部が強力なバックオフィスとなり、日々の運営から緊急時まで、あらゆる場面でオーナー様を支え、導きます。
1. 法令遵守を徹底する「根拠に基づく指導」体制
2. 「そもそも間違えない」ための二重・三重チェック体制
3. 業界事例から学ぶ「先回り」対策
4. 実地指導を「チャンス」に変える、徹底した事前準備
5. 職員の意識向上と相談しやすい環境づくり
放デイ実地指導は、事業運営の健全性を示す絶好の機会です。こどもプラスの徹底した管理体制は、不正のリスクを限りなくゼロに近づけ、オーナー様が胸を張って「私たちの事業所は、こどもたちのために、これだけ誠実な運営をしています」と証明するためのお手伝いをします。
こどもプラスでは、これらの多層的なサポート体制により、FC加盟オーナー様が実地指導を恐れることなく、日々の療育に専念できる環境を提供しています。不正やミスを未然に防ぎ、健全で持続可能な事業運営を実現することが、私たちの使命です。
